Invoice adalah dokumen keuangan yang digunakan dalam bisnis untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa. Penting untuk memahami invoice secara lebih mendalam agar kamu akan dapat mengelola transaksi keuangan perusahaan dengan lebih efisien dan akurat.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen keuangan yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa antara penjual dan pembeli. Invoice disebut juga dengan faktur. Dokumen ini berisi informasi rinci tentang item atau layanan yang disediakan, termasuk harga, jumlah, tanggal penjualan, dan informasi terkait lainnya.
Invoice memiliki beberapa tujuan utama, termasuk memberikan bukti transaksi, mempermudah pelacakan pembayaran, dan membantu dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Invoice juga digunakan untuk tujuan perpajakan dan pencatatan akuntansi. Dengan kata lain, invoice adalah alat penting dalam bisnis untuk mengatur dan mencatat transaksi keuangan.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Laporan Keuangan Bisnis yang Baik dan Benar
Jenis Invoice
Jenis invoice bervariasi tergantung pada kebutuhan dan situasi bisnis. Beberapa jenis invoice yang umum digunakan meliputi:
1. Invoice Standar
Ini adalah jenis invoice paling umum, digunakan untuk mencatat penjualan barang atau jasa secara rutin. Invoice standar mencantumkan detail seperti deskripsi barang atau jasa, harga, jumlah, total, dan informasi pembayaran.
2. Proforma Invoice
Proforma invoice adalah tawaran penjualan yang digunakan sebelum pengiriman barang atau layanan. Ini memberikan gambaran kepada pembeli tentang apa yang akan mereka terima dan berapa biayanya.
3. Credit Note
Credit note dikeluarkan jika terjadi kesalahan dalam invoice awal atau jika pelanggan mengembalikan barang atau memerlukan pengembalian dana. Ini mengurangkan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan.
4. Debit Note
Debit note digunakan untuk menambahkan biaya atau pajak tambahan ke invoice awal. Ini meningkatkan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan.
5. Invoice Bergulir (Recurring Invoice)
Jenis invoice ini digunakan untuk layanan berlangganan atau pembayaran berkala seperti langganan bulanan untuk perangkat lunak atau langganan konten digital. Invoice ini secara otomatis dikeluarkan dalam interval waktu tertentu.
6. Invoice Retensi (Retention Invoice)
Biasanya digunakan dalam konstruksi atau proyek-proyek besar. Bagian dari pembayaran ditahan hingga pekerjaan selesai. Setelah pekerjaan diselesaikan, invoice retensi diterbitkan untuk membebaskan dana yang ditahan.
7. Invoice Sederhana (Simple Invoice)
Invoice ini mencantumkan detail yang lebih sedikit dan digunakan untuk transaksi yang lebih sederhana, sering kali digunakan oleh bisnis kecil atau pemula.
8. Invoice Pajak (Tax Invoice)
Ini mencantumkan detail pajak yang relevan dan digunakan untuk tujuan perpajakan. Biasanya, hanya bisnis yang terdaftar atau memiliki status perpajakan yang dapat mengeluarkan invoice ini.
9. Invoice Elektronik (E-Invoice)
Invoice ini dibuat dan disampaikan secara elektronik, sering kali dalam format digital seperti PDF. Ini merupakan alternatif modern untuk invoice fisik.
Baca Juga: Pengertian Rekening Koran, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Komponen Penting dalam Invoice
Beberapa komponen utama dalam sebuah invoice meliputi:
- Tanggal terbit dari invoice.
- Nomor seri pada invoice.
- Nama serta alamat kedua belah pihak (penjual dan pembeli).
- Detail barang maupun jasa yang dijadikan objek transaksi, termasuk jumlah, harga satuan, serta total yang akan dibayarkan.
- Potongan harga atau diskon (jika ada).
- Tanggal jatuh tempo.
- Ketentuan dan syarat pembayaran (jika ada).
- Sistem dari pembayaran yang dipilih, misalnya seperti transfer bank, tunai, kredit, hingga e-wallet.
Cara Membuat Invoice
Membuat invoice adalah proses yang penting dalam menjalankan bisnismu. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat sebuah invoice:
1. Pilih Format Invoice
Kamu dapat membuat invoice dengan berbagai cara, baik secara manual menggunakan kertas atau dengan menggunakan perangkat lunak komputer. Banyak bisnis memilih untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi atau aplikasi khusus invoice yang dapat membantumu membuat invoice dengan lebih efisien.
2. Identifikasi Informasi Penjual dan Pembeli
Mulailah dengan mencantumkan informasi lengkap tentang perusahaan atau individu yang menjual (penjual) dan yang membeli (pembeli) barang atau jasa. Ini mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
3. Nomor Invoice
Berikan nomor unik untuk setiap invoice. Nomor ini harus berbeda untuk setiap transaksi dan membantu dalam pelacakan dan pencatatan.
4. Tanggal Invoice
Cantumkan tanggal ketika invoice dikeluarkan untuk mencatat waktu transaksi.
5. Deskripsi Barang atau Jasa
Rinci barang atau jasa yang disediakan, termasuk nama, jumlah, harga satuan, dan deskripsi tambahan yang relevan. Ini membantu pembeli memahami apa yang mereka bayar.
6. Jumlah
Hitung total harga untuk setiap item dan kemudian total keseluruhan yang harus dibayar oleh pembeli.
7. Pajak
Jika berlaku pajak, tambahkan jumlah pajak secara terpisah. Pastikan untuk mencantumkan jenis pajak dan persentase yang relevan.
8. Total
Hitung jumlah total yang harus dibayarkan oleh pembeli, termasuk harga barang atau jasa dan pajak (jika berlaku).
9. Syarat Pembayaran
Jelaskan syarat pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo atau metode pembayaran yang diterima. Ini penting untuk menghindari kebingungan.
10. Informasi Bank (Opsional)
Jika kamu menerima pembayaran melalui transfer bank, sertakan informasi rekening bank milikmu.
11. Catatan Tambahan (Opsional)
Ini adalah tempat untuk mencantumkan informasi tambahan seperti instruksi pengiriman, ketentuan khusus, atau pesan lain yang relevan.
12. Tanda Tangan (Opsional)
Jika diperlukan untuk otentikasi, tambahkan tanda tangan penjual atau tanda tangan elektronik.
13. Review dan Kirim
Pastikan untuk memeriksa invoice dengan cermat untuk kesalahan sebelum mengirimkannya kepada pembeli. Setelah yakin semuanya benar, kirim invoice kepada pembeli melalui email atau pos, sesuai dengan kesepakatan.
Contoh Invoice
INVOICE
Nomor Invoice: INV-2023-009
Tanggal: 21 September 2023
Penjual:
Nama Perusahaan: Contoh Toko Elektronik
Alamat: Jl. Raya Contoh No.123
Kota: Kota Contoh
Telepon: (123) 456-7890
Email: info@contohtoko.com
Pembeli:
Nama: Raff
Alamat: Jl. Pembeli No.45
Kota: Kota Pembeli
Telepon: (987) 654-3210
Email: raff.123@gmail.com
Deskripsi Barang/Jasa:
| No | Barang | Jumlah | Harga/unit | Total |
| 1 | Laptop ASUS | 2 | Rp10.000.000 | Rp20.000.000 |
| 2 | Mouse Logitech | 5 | Rp500.000 | Rp2.500.000 |
| 3 | Keyboard HP | 3 | Rp1.000.000 | Rp3.000.000 |
| Subtotal: | Rp25.500.000 | |||
| Pajak (10%): | Rp2.550.000 | |||
| Total: | Rp28.050.000 |
Syarat Pembayaran: 14 hari setelah tanggal invoice.
Informasi Bank (Opsional):
Bank: Bank Contoh
Nomor Rekening: 123-456-789
Nama Pemegang Rekening: Contoh Toko Elektronik
[ Tanda Tangan Penjual (Opsional) ]
Kamu bisa lho berkreasi untuk membuat invoice yang menurutku menarik. Namun tentunya tetap pastikan formatnya sesuai dan memenuhi komponen wajib dalam invoice, ya.
Simak informasi menarik seputar tips keuangan dan bisnis, investasi, asuransi, dan lainnya hanya di Blog Moxa. Moxa adalah aplikasi keuangan terintegrasi dari Astra Financial yang sudah berizin dan diawasi OJK sehingga dijamin aman. Download Moxa sekarang juga dan nikmati berbagai fiturnya.
